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要約&書評

【要約&書評】一番伝わる説明の順番~順番で全てが決まる!~

更新日:

 

自分の説明が相手に伝わらない

話していると、自分でも何を言っているのか分からなくなる

 

このような経験や悩みはないでしょうか?

仕事でもプライベートでも、何かを説明する場面は多くあると思います。

プライベートであれば、あなたの説明が分かりづらくでも問題は、あまりないと思いますが、仕事では話が違います。

説明が分かりづらいと、あなたの言いたいことが伝わらず、仕事が思うように進まなくなってしまったり、上司からの評価が下がったりします。

他にも、プレゼンテーションや営業が上手くいかず、売り上げを伸ばすことが出来なくなってしまいます。

私も上司から、「何を言っているのか分からない」と言われてしまったこともあります(笑)

特に緊張や焦りがあると、だんだんと自分が何を言っているのかも分からなくなってしまいますよね。

このような悩みを持っている方は、多くいらっしゃると思います。

そこで今回紹介する、田中耕比古さん著の『一番伝わる説明の順番』があなたの説明力を爆上げするための方法を教えてくれます!

 

Youtubeでは、アニメーションを使った解説動画を挙げています!

よろしければ、こちらもご覧ください!!


一番伝わる説明の順番の要約

なぜあなたの説明は分かりづらいのか?

なぜ、あなたの説明が分かりづらくなってしまうのか?

本書では、分かりづらい、”残念な説明になってしまう人”には、共通点があると書かれています。

それは、「相手の思考が整理できていない」ことです!

説明というと、一方的に話すイメージがあるかもしれません。

しかし、あなたが一方的に話しても、相手が理解していなければ意味がありません。

だからこそ、相手の頭の中を整理しながら説明をすることが大切なんです!

そこで、”説明とは相手とのコミュニケーション”であることを意識していきましょう!

 

ではどうすれば、分かりやすい説明が出来るようになるのか?

まずは、分かりづらい説明になってしまう人が出来ていないことを知ることが大切です!

本書では、分かりづらい説明になってしまう人は、具体的に次の3つのことが出来ていないと書かれています。

 

「何をどの順番で説明するのか整理できていない」

「説明する相手の理解レベルを意識していない」

「自分が何を言いたいのか決まっていない」

『一番伝わる説明の順番』より

 

皆さんは、自分の頭に浮かんだことを、そのまま話してしまっていないでしょうか?

思いつくままに話してしまうと、自分の頭の中では情報が整理されていたとしても、それは聞く側にとっては話の筋が無い、ぐちゃぐちゃな話になってしまいます。

そのため、説明はあなたが考えた順番ではなく、相手が聞きたい順番を考えることが大切なんです!

だからこそ、結論から話すということが重要視されています。

結論から話し、その後は結論を補足する情報を持ってくるだけでも、分かりやすい説明になります!

また、相手の理解度を無視した説明もNGです。

分かりやすい例が、専門用語です。

相手の説明の中に、あなたの知らない専門用語がバンバン出てきたら、頭が混乱してしまい、話が理解できなくなってしまいますよね?

そのため、説明する内容や使う言葉は、相手に合わせることが大切です。

最後に、自分が何を言いたいのか決まっていないケースですが、これは自分の頭の中を整理することが解決することが出来ます。

そこでオススメなのが、言いたいことを紙に書き出すということです。

紙に書き出したら、その内容を眺めて、次のことを考えていきましょう!

 

相手に伝えたいことは何か?

その内容を伝えることは、相手にとって意味があるか

難しすぎたり、易しすぎたりしないか

その説明の順番で、しっかり情報が届けられるか

『一番伝わる説明の順番』より

 

これらのことを考えることによって、あなたの頭の中を整理することができ、聞き手の頭も整理しながら説明をすることが出来るようになります!

”残念な説明になってしまう人”の共通点があるということは、逆のことをすれば、分かりやすい説明になるということです。

これまで紹介してきたことを意識するだけでも、今よりも分かりやすい説明が出来るようになります。

とは言え、いきなり意識して実践するというのは難しいですよね。

そこで、本書では、分かりやすい説明が出来るようになるための方法が書かれています。

もちろん、分かりやすい説明が出来るようになるための方法やトレーニングも大切ですが、一番重要なのは、”説明の型”だと思います。

本書でも、説明力を劇的に上げる方法は、「説明の順番を意識すること」だと書かれています。

というわけで、この記事では、本書に書かれている「一番伝わる説明の順番」について紹介していきます!

 

一番伝わる説明の順番とは?

説明には、自分主導の説明と、相手主導の説明の2つがあります。

自分主導の説明とは、プレゼンテーションや商品説明のように、あなたの主張を相手に伝える説明です。

相手主導の説明とは、相手から質問をされたときの「問に答える説明」です。

今回特に、多くの社会人が悩みを抱えているであろう、自分主導の説明について紹介していきます!

自分主導の説明において、一番分かりやすい説明とは、ズバリ次の順番です!

 

①前提をそろえる

②結論・主張・本質

③根拠・理由・事実

④補足情報

⑤結論・相手に促したいアクション

『一番伝わる説明の順番』より

 

それぞれの順番でやるべきことについて、これから紹介していきます!

 

①前提をそろえる

結論から話すのが重要じゃなかったのか!?と思われるかもしれません。

もちろん、結論から話すことは大切です。

しかし、分かりやすい説明をするためには、これから話す内容について、相手がどれくらいのレベルの知識を持っているかを、最初に確認することが大切です!

同僚や上司にする仕事内容の説明と、久しぶりに会った友人にする説明は同じではないですよね?

同僚や上司に話すレベルの説明を友人にしてしまうと、友人にとっては分かりづらい説明になってしまうはずです。

相手にとって分かりやすい説明にするために、まずは前提をそろえることが大切なんです!

そのためには、前提情報の共有・小、中学生に説明するぐらいのつもりで話す・話の範囲をそろえることを実践していきましょう。

まずは、前提情報の共有ですが、相手の知らないことを伝えるとき、過去に話したことがあるが、相手は内容を覚えていなさそうな場合に行います。

何の話か分からないのに、いきなり結論を言われても理解できないですよね?

例えば、多忙な上司に仕事に進捗を報告するときに、いきなり結果から話すのではなく、それまで経緯を簡単に話してから、本題に入ることで、その後の説明が、相手にとって分かりやすくなります。

また、表やグラフを使って説明するときに、項目などの説明を先にしておくこと、相手との前提をそろえることが出来ます。

続いて、小、中学生に説明するぐらいのつもりで話すですが、これは、口調を子供向けにすることではありません。

上司やお客さんに、そんなことをしたら、怒られるのは目に見えています(笑)

口調ではなく、相手が分かっていないということを前提に、言葉選びや話す内容、順番を考えるということです。

その際に、小、中学生でも理解できる内容か?を基準に考えることが大切です。

最後に、話す範囲をそろえるですが、特に時間が限られているときに有効です。

時間が限られている中で、無理に全部を話そうとすると、相手をおいてけぼりにしてしまう説明になってしまいます。

そのため、限られた時間の中で、最適な情報量を伝えるためには、説明の範囲を決める必要があります。

そして、説明の冒頭で説明の範囲を伝えることによって、あなたも相手も、その範囲に集中して話し合いをすることが出来るようになります。

集中して話し合いが出来る分、話が色んな方向に飛ぶことが無く、分かりやすい説明が出来るようになります。

 

場面によっては、あなたが説明しなくても、前提がそろっている場合もあると思います。

その場合は、次の②結論・主張・本質からスタートしても大丈夫です!

 

②結論・主張・本質

結論を最初に述べることも大切ですが、聞き手に期待する行動がある場合は、「期待する行動」も先に伝えましょう。

先に、「この提案を承認して頂きたい」「改善点が欲しい」など、要望を伝えることで、相手がどういう意識であなたの話を聞けばいいのかが分かります。

そして、本質とは「その事象をうまく表した一言」のことです。

「要するに○○」「一言で言うと○○」のように、あなたの考える解釈です。

あなたが、どう考えているかをまず伝えてから、その理由を説明することで、分かりやすく伝えることが出来ます。

 

③根拠・理由・事実

根拠や理由を伝えるときのポイントは、次の3つです!

 

これから理由を伝えることを示す

理由をできれば3つに絞る

理由や根拠は客観的事実で構築する

『一番伝わる説明の順番』より

 

あなたの結論や主張に対して、根拠が1つというのは少なすぎます。

逆に3つ以上だと、説明が長くなりすぎてしまいます。

そこで3つが適量であり、分かりやすく覚えておきやすい数です。

また、理由・根拠が、あなたの主観に基づいたものでは、ロジックが成立せず、納得できる説明になりません。

客観的事実は、具体的には数字やデータが挙げられます。

会社の売り上げや市場調査の結果など、根拠にしていきましょう!

 

④補足情報

理由や根拠を伝えることも大切ですが、相手の興味を引くためには、補足情報を伝えることも効果的です。

本書にも載っている例ですが、良く栄養ドリンクに含まれているタウリンを「アミノ酸の一種」と事実を伝えただけでは面白くありません。

そこで、「タウリンはイカやタコに多く含まれて理宇から、栄養ドリンク以外にも摂取する方法はある」などの豆知識を説明すると、あなたの話を興味を持って聞いてもらうことが出来ます。

「タウリンは食事からもとれるから栄養ドリンクは不要」という主張をするときは、先ほどの補足情報は、主張の根拠にもなります。

そのため、説明の内容によっては、補足情報も価値のあるものになります。

 

⑤結論・相手に促したいアクション

ここまで来たら、最後にもう一度、結論と主張を伝えます。

最初に結論と主張は説明しているのだから不要なのでは?と思われるかもしれません。

しかし、③根拠・理由・本質以降の説明が長くなってしまうと、聞き手は「言いたいことは何だっけ?」と話の出口を見失ってしまう可能性があります。

そこで、最後にもう一度、結論と主張を伝えることが大切です。

相手に促したいアクションがある場合も、最後に改めて伝えましょう。

そうすることで、相手の理解や印象を良いものにすることが出来ます!

 

一番伝わる説明の順番を読んだ感想

 

本書を読んで、「説明するときに相手のこと全然考えてなかった、、、」と痛感しました(笑)

説明をするときは、話すことに一杯一杯になってしまい、相手がちゃんと理解しているか確認する余裕がありませんでした。

余裕がなくなってしまうのは、説明する前の準備を怠っていたからです。

この記事で紹介した話す順番、相手の理解度の把握、言いたいことなど、これまで自分が出来ていなかったことが、本書ではズバッと書かれていました(笑)

もちろん、本書を読んだからといって、すぐに説明力が爆上がりするわけではありません。

書かれいていることを日々、実践していって、徐々に分かりやすい説明が出来るようになっていきます。

私も、分かりやすい説明が瞬時に出来るようになるように頑張っていきたいと思います。

 

 

ではでは。

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