今回は、越川慎司さん著の「最強の時間仕事術46 」を紹介していきます！
本書の著者である越川さんは、20年以上時短仕事術を研究し、週休３日を６年継続するスペシャリストです。
本書は、そんな著者によって短い時間で質の高い仕事を効率的に行う方法が46個解説されています！
この記事では、その中から1番大事なこと、会議を効率的にする方法、また残業をなくすためにやるべきことを紹介していきます！
最強の時短仕事術46の要約
最強の時短仕事術は準備が9割！
最強の時短仕事術は努力ではなく準備で決まります。
準備がしっかりできていれば、仕事は効率的に行うことができるのです。
例えば、仕事開始前にその日のうちにやることをリストアップして、優先順位をつけて、作業の順序を決めておけば、「次に何をやろう」と考える無駄な時間が減ります。
また、この時間はこの作業をやると決めておけば、その作業だけに集中できるため、作業をしながら別のことを考えてしまうことを防ぐことができます。
さらに、必要なツールや資料を事前に用意しておけば、探す時間手間を省くことができるため、効率的に仕事をすることができます。
他にも会議の前に、アジェンダを共有して、必要な資料を用意しておくことで、会議を効率的に進めることができます。
準備は、資料やツールの準備など物理的なものだけではありません。
精神的なものも含みます。
精神的に不安定であったり、体の調子が悪いと仕事を効率的に進めることができません。
そのため、仕事の前に短い時間でもリラクゼーションタイムを設けることで、生産性を上げることができるのです。
このように、最強の時短仕事術は準備で決まるのです。
ここでは、全員がまずやるべき準備を2つ紹介していきます。
一つめが、報酬イメージングです。
報酬を明確にイメージすることで、我々は行動を起こしやすくなります。
報酬とは、自分が目指す目標を達成した時に得られる結果や感情のことです。
例えば、時短術を実践して仕事を早く終わらせることによって、残業が減り、自分の趣味ための時間や家族との時間を増やすことができます。
報酬をイメージすると、自然と頑張ろうと思えますよね？
このように、報酬をリアルにイメージすることで、本書で紹介されている時短仕事術を継続することでき最初の時間で最大の結果を生み出すことができるのです。
続いて二つめの準備が、タスクの細分化です。
時には、やる気が出ずなかなか作業に取り掛れなかったり、何かすればいいか分からないといったこともあると思います。
タスクを細分化することによって、そういった問題を解消することができます。
そこでまずはプロセスを書き出して、見える化していきましょう。
例えばプレゼンの資料を作成するという作業も、ざっくりですが、情報収集→情報の分析→目次の作成→資料作成→上司のチェック→修正といったようにプロセスを書き出すことができます。
今回はざっくりと書き出していますが、情報収集でも具体的に何の情報をどうやって集めるのか、分析では何のツールを使って分析をするのかといったように、細かくタスクを書き出すことで、何をするべきかがハッキリと分かります。
タスクを細分化することできたら、そのタスクごとに締め切りを設定します。
締め切りを設定することで、ダラダラ作業をしてしまうことを防ぎ、効率的に進めることができます。
このように、タスクを細分化することによって、何をいつまでにこなせばいいのかがハッキリとわかるため、作業に取り掛かりやすくなります。
その結果、これまでよりも効率的に仕事を進めることができ、時短を達成することができます。
これまで何となく仕事を進めていたという方は、時短仕事術は準備が9割であることを意識して、報酬のイメージングやタスクの細分化を実践してみてください！
会議中はキッチンタイマーを使え！
仕事において会議は必要なものではありますが、効率的に運営するのが難しく、無駄が生じやすいです。
1時間に設定していても、予想以上に時間がかかってしまい延長してしまう、時間をかけた割にあまり進まなかったということがあると思います。
そこで会議を効率的に進めるためには、キッチンタイマーを活用しましょう！
これまで会議の時間を1時間で設定した場合は、キッチンタイマーを使って45分に設定してみてください。
実際に87社で実験したところ、この方法で62%の会議で成功することができたそうです。
60分かかっていた会議を45分で終わらすことができたということは、15分短縮できているため、25%も時短できたことになります。
キッチンタイマーを使った45分の会議をすることは、時間の短縮だけでなく、会議の質を上げることもできます。
時間に制約があることで、参加者が議論により集中することでき、決断や決定を早めることができます。
さらに、キッチンタイマーを使うことで、会議の進行をタイマーで管理することができ、無駄な時間をなくすことができるのです！
これまで、会議があまり効率的にできていない場合は、ぜひキッチンタイマーを使ってみてください！
フィードフォワードで作り直しを削減せよ！
フィードフォワードとは、資料や作品を完成前に提出先に確認してもらい、先に意見をもらう手法です。
特に資料作成において、最も効率が悪いのが、完成後に差し戻しされてしまうことです、
この差戻しは、作成者と提出先の前提条件や視点が一致していないことで起こります。
そこで、作り途中の資料を上司など提出先に、「このような感じで進めていますが、イメージは合っているでしょうか」と確認してもらいましょう。
もしズレていた場合は、その場で意見をもらうことで、その後の作業を提出先に合わせた、効率的なものにすることができます。
特に頻繁に指示が変わる上司の場合は、その都度意見をもらうことができるので、仕事が進めやすくなります。
実際に、65社2.1万人に再現実験をしてもらったところ、差戻しが74%も減ることが分かっています。
特に20代の場合は、89%も減ったという結果が出ています。
さらに差戻しは夕方に発生しやすく、残業につながりやすいことが分かっています。
そのため、フィードフォワードで差戻しを減らすことによって、残業も減らすことができるのです。
これまで差し戻しが原因で残業が発生していたという方は、フィードフォワードをためしてみてください！
本書では、今回は紹介できていない時間仕事術がまだまだ紹介されております。
そのため、残業が多いという方や、効率的に仕事ができていないと感じる方は、ぜひ本書を読んでみてください！
ではでは。